Este ensayo realiza
una comparación de lo indicado por la guia de los fundamentos para la Dirección
de proyectos PMBOK y el libro de Director
Profesional de Proyectos del Dr Pablo Lledó en cuanto a la gestiòn de las
comunicaciones.
Asi mismo se
presenta un mapa conceptual para mostrar las diferencias, similitudes y
conceptos necesarios para gestionar eficiente esta área de conocimiento de comunicaciones
dentro de un proyecto.
Tal como lo
manifiesta el PMBOK la comunicación eficaz
crea un puente entre los interesados del proyecto y es labor del gerente
del proyecto estar comunicando a los distintos actores e interesados en el
proyecto lo que se va a hacer, gestionar adecuadamente los requisitos durante
la ejecución del proyecto e informar que esta pasando con el avance del mismo.
Esta área de
conocimiento está compuesta por cinco procesos: Identificar
los stakeholders (Iniciación), Planificar las comunicaciones (Planeación),
Distribuir información, Gestionar las expectativas de los interesados
(Ejecución) e Informar el desempeño ( Seguimiento y control). Estos procesos buscan inicialmente asegurar
que se identifiquen a todas aquellas personas o grupos impactados por el
proyecto o que tienen alguna influencia significativa en el proyecto. Esta
identificación es muy importante porque estos stakeholders cuentan con
influencia, poder, autoridad, etc y pueden comprar o no estar convencidos con
el proyecto; esta identificación concluye con un mapeo de los stakeholders. Una
vez se han identificado se debe realizar el proceso de planificación de las
comunicaciones donde se indica el que, como, cuando y se escogerá por cada
stakeholder, el medio por el cual se realizará la comunicación del proyecto
(avance, informes, seguimientos etc), asi mismo se debe realizar la
distribución de la información que se ha planeado enviar o comunicar e informar el desempeño del proyecto.
Al realizar la comparación
del contenido que presenta el PMBOK capitulo 10 de la gestión de las
comunicaciones y el libro de Director Profesional de Proyectos de Pablo Lledó,
se puede indicar que ambos presentan en su gran mayoría las mismas entradas, herramientas técnicas y
salidas de cada uno de los procesos. Se exceptúan algunas entradas
especificamente en cuanto a los activos de los procesos de la organización y
los factores ambientales para el caso de los procesos de Identificar a los
interesados y Planificar las comunicaciones, los activos y sus respectivas actualizaciones
para el proceso de Distribuir informaciòn, Gestionar las expectativas e
informar sobre el desempeño.
En el PMBOK se profundiza
más acerca de cada de las entradas y salidas de los procesos. Se dan detalles
de cómo realizar por ejemplo el análisis de interesados a través de la identificaciòn de los mismos
(listas), luego la identificación por el impacto o apoyo potencial que cada
stakeholder puede generar (matrices de poder, influencia, impacto, etc) y la
evaluación de acuerdo a donde se identifique o caracterice cada stakeholder
para su gestión especifica, los distintos métodos de comunicación ya se
interactiva o de intercambio
multidireccional, comunicaciòn de tipo push que es la enviada a receptores que
necesitan conocer la información o comunicación tipo pull usada para gran
número de receptores. En cuanto al libro de Pablo Lledó ejemplifica algunos
conceptos que como tal el PMBOK no lo realiza (por su condiciòn de libro de
referencia) , menciona algunos temas adicionales como:
- La formula
para el calculo de los canales de comunicación.
- Los ruidos o
bloqueadores de la informaciòn (mala codificaciòn, distancias, hostilidad,
lenguaje, cultura)
- Se realiza
enfasis en la comunicación efectiva mediante la codificación del mensaje,
el envio de la informaciòn por el método
escogido preciso y la confirmación por parte del emisor, a su vez el
receptor del mensaje debe decodificar el mensaje y confirmar el
entendimiento del mensaje.
- El 90% del
tiempo de un Gerente de proyecto se debe dedicar a comunicar
- Un buen
Gerente de proyecto debe tener
habilidades para comunicarse no verbalmente, ya que entre el 55% y 60% de
las comunicaciones suelen ser de este tipo.
En el primer
proceso de la identificación de los stakeholder se puede realizar un recorrido
a través de los entregables y salidas del proyecto, en los documentos por
ejemplo de las adquisiciones, en las dependencias de proyectos, en los
supuestos. Aquí conviene realizar un
registro de los interesados donde se puede
identificar el poder, la influencia, el nivel de apoyo, si el
stakeholder es interno o es externo, si es opositor, neutral o es aliado. Con
esta informaciòn se puede realizar la valoración donde se debe evaluar el nivel
de responsabilidad de cada uno en el proyecto, el nivel de influencia que tiene
sobre el proyecto, el grado en el cual tendra algun impacto; esta información
se puede mapear en un grafico para conocer la posicion de cada uno de ellos.
Con esta información finalmente se debe obtener un documento donde se defina la
estrategia de gestión para cada interesado.
Para el proceso de
Planificar las comunicaciones se recibe como entrada importante la estrategía
de los interesados definido en el proceso anterior y tiene como finalidad
desarrollar el plan de gestión de comunicaciones (plan subsidiario del plan de
dirección del proyecto) que puede incluir una matriz de comunicaciones donde se
identifica el medio, el método de comunicación, la frecuencia, etc.
En cuanto al
proceso de distribuir información se debe tener en cuenta las distintas
dimensiones de la comunicación:
· Interna: entre las
personas que forman parte del proyecto
· Externa: hacia los
interesados externos del proyecto
· Vertical: entre
jefe-empleado y viceversa
· Horizontal: entre
colegas del proyecto
· Escrita formal:
planes, solicitud, etc.
· Escrita informal:
memos, e-mails, notas
· Oral formal:
presentaciones
· Oral informal:
reuniones, conversaciones
En este proceso se
debe tener en cuenta los medios, la complejidad de lo que se comunicara, a quienes se debe dirigir el comunicado
especifico, con el fín de determinar el método de distribución más adecuado.
Para ejecutar el proceso de Gestionar las expectativas
de los interesados, se deben mantener registros de los interesados, los registros
o issues de incidentes y se alimenta además de los registros de cambios del
proyecto. Para gestionar adecuadamente los interesados como gerente de proyecto
se debe hacer uso de las habilidades
directivas e interpersonales como la resolución de conflictos, la comunicación efectiva, la negociación, etc,
con el fin de mantener al stakeholder interesado en el proyecto y al gerente
interesado en los problemas de los stakeholders, por ejemplo si por el proyecto
se puede estar afectando a un area funcional en caso de prestamos de los recursos.
Finalmente el proceso de informar el desempeño busca
informar permanentemente a los interesados acerca de la información de avance en
tiempo, costo , calidad y demás temas importantes a los interesados del
proyecto. Para ello se pueden usar informes a nivel de hitos importantes,
informes de valor ganado con sus indicadores de avance en costo, avance en
programación, costo de presupuesto al cierre, etc. Para estas mediciones se
deben tener en cuenta las lineas base de alcance, tiempo y costo.
El mapa conceptual
donde se presentan las entradas, salidas
y herramientas de cada proceso se presenta en el gráfico No 1. Para mostrar la diferencia entre lo indicado
en el libro de Pablo Lledó se han marcado algunos puntos con una bandera azul
que significan que no están explicitos en dicho documento.
Conclusiones
· El PMBOK tal como
se indica es una Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos por lo
tanto no profundiza mucho en ciertos temas específicos, si no que da guía y
referencia para que sea estudiado de manera independiente.
· La comunicación es
una de las áreas de conocimiento más importante por lo que busca reducir la
resistencia al proyecto, incrementar la aceptación al logro de los objetivos
del proyecto, mostrar los beneficios del proyecto. Es por esta razón que la comunicación es una de lás áreas que hay
más que desarrollar y por eso se indica que se debe mantener desde el inicio al
cierre del proyecto y es función del gerente del proyecto el de comunicar y
comunicar. Los gerentes de proyetos dedican màs tiempo a escuchar que a
hablar.
· La estrategia de
comunicación debe realizar el puente entre lo que se quiere comunicar, el medio
utilizado y los involucrados (en el que, el como, el quien y el como).
Los gerentes deben ser buenos comunicadores, dado que
deben relacionarse con los diferentes stakeholders y con todos los miembros del
equipo del proyecto.
Bibliografía
LLEDO, Pablo. Director Profesional de
Proyectos. Pablo Lledó. 2009.
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guía de los Fundamentos para
la Dirección de proyestos. Guia del PMBOK. Project Management
Institute.2008.
