Gestión de Recursos Humanos en Proyectos visión desde el Pmbok y el libro Director de Proyectos Pablo Lledó

Gestión de Recursos Humanos en Proyectos.

Autor: Rosa Ximena Arroyave

Este ensayo compara lo que se sugiere por parte del PMBOK  y el libro de Dirección de Proyectos de Pablo Lledó.

En el mismo se encontrarán dos mapas conceptuales donde se muestran las entradas, herramientas y salidas de cada proceso del área de conocimiento, así como también un mapa conceptual con los principales ítem y conceptos a tener en cuenta en la gestión de recursos humanos en el contexto de proyectos.

La gerencia de recursos humanos es una de las áreas de conocimiento más importantes para la gestión de un proyecto. Está compuesta por cuatro procesos:   Planeación de de recursos humanos,  Adquirir el equipo,  Desarrollar el equipo y Dirigir el equipo (proceso de ejecución).

Estos cuatro procesos contienen la información y herramientas para la planeación de los recursos humanos para el proyecto en cuanto a sus necesidades, disponibilidades, competencias, etc., así como también una vez seleccionado el equipo este debe ser debidamente gestionado y desarrollado para mejorar su desempeño continuamente.

Con respecto a las similitudes entre lo contenido en el capítulo 9 del PMBOK y el capítulo 9 del libro Director Profesional de Proyectos de Pablo Lledó, se puede indicar que ambos presentan las mismas entradas, herramientas técnicas y salidas de cada uno de los procesos de la Gerencia de recursos humanos.  El PMBOK profundiza más acerca de cada de las entradas y salidas de los procesos o hace referencia a otros apartes del mismo PMBOK y detalla más cada una de las herramientas y técnicas a usar en el proceso especifico.   Por otro lado el libro de Pablo Lledó menciona algunos temas y sugerencias importantes a tener en cuenta que se presentan en el examen para PMP (Project management profesional), así como la ilustración de ejercicios prácticos que en la guía de PMBOK no se presentan.  Es de anotar la importancia que tienen los tipos de poder, tipos de liderazgo, las distintas teorías de motivación para los equipos, fuentes de conflictos, definiciones como “efecto Halo” que a lo largo del PMBOK no se presentan  y que  son temas que como gerente de proyecto se deben tener en cuenta en la gestión de recursos humanos.

Realizando la revisión de ambos temas se puede indicar que la gerencia de recursos humanos en los proyectos comprende cuatro grandes procesos:

·         Desarrollar el plan de recursos humanos  (proceso de planeación) : Consiste en realizar la planeación de lo que se requiere de recurso humano para el proyecto, sus competencias, habilidades y allí se realiza una conexión con el área de tiempo del proyecto cuando se realizó el desarrollo del cronograma, la asignación de recursos, la definición del manejo de recompensas.

En este proceso se deben reconocer los tipos de poder:

·         Formal (legítimo): Poder basado en la posición

·         Recompensas:  Da recompensas

·         Penalidad (coercitivo): Autoridad para penalizar a los miembros del equipo

·         Experto:  Se reconocer por sus conocimientos técnicos y experiencia en gestión de proyectos

·         Referente: Referenciado por otra persona de alta posición

“Los mejores tipos  de poderes  son “experto” o “recompensas”, mientras que el peor tipo de poder es aquel que utiliza la penalidad y castigos”. ^{(Lledó, 2009)}

“ Por su parte, es muy importante crear un cronograma claro de recompensas al equipo de proyecto y luego cumplir lo que se había establecido.” ^{(Lledó, 2009)}

Para realizar este proceso se reciben las asignaciones planeadas de recursos y genera como resultado el plan de recursos humanos (subsidiario del plan de dirección del proyecto). Se usan como herramientas importantes la matriz RACI o RAM.

·         Adquirir el equipo,  Desarrollar el equipo y Dirigir el equipo (proceso de ejecución): El primer proceso de este grupo de ejecución muestra el cómo adquirir el equipo del proyecto (ya sea de manera interna a través de negociación y en última instancia de manera externa si no se cuenta con los colaboradores requeridos). El segundo proceso de este grupo indica lo que se debe tener en cuenta para mantener el equipo motivado en su trabajo y evaluar el desempeño del mismo, finalmente el último proceso muestra cómo dirigir al equipo en cuanto al manejo del conflicto, evaluar el desempeño como proyecto y la importancia de las habilidades gerenciales.

Para ejecutar este proceso se usa la negociación o la adquisición de los colaboradores vía externamente o la pre asignación de los mismos  y se genera como resultado la lista de asignación del equipo, se tienen los calendarios de los recursos específicos y con esto se puede actualizar el plan de dirección del proyecto.

Por otro lado en cuanto al proceso de Desarrollar el equipo, es importante conocer y desarrollar habilidades gerenciales.  Es  necesario reconocer el estilo de liderazgo que se ejerce sobre el equipo, los cuales pueden ser:

·         Directivo: Contar a otros que hacer

·         Consultivo (Coaching): Instruir a otros  

·         Participativo (Supporting): Proveer asistencia   

·         Delegativo (Empowerment): el empleado decide por sí solo 

·         Facilitador: Coordinación de otros

·         Autocrático: Toma decisiones por su poder y autoridad

·         Consenso: Resuelve problemas con decisiones grupales  

Las teorías de motivación permiten  reconocer las necesidades de los colaboradores y alinearlas con los objetivos del proyecto. Dentro de las teorías de motivación se pueden mencionar:

Teoría	Concepto
Mc Gregor	Las personas son incapaces y por lo cual se debe estar en completa supervisión de su trabajo
Necesidades- Desarrollada por Maslow	Las personas no trabajan por seguridad o por dinero. Ellas trabajan con el fin de contribuir y usar sus habilidades.  Crea una pirámide de necesidades e indica que uno no puede ascender al próximo nivel hasta que el nivel de abajo no esté satisfecho.  Las distintas escalas son necesidades fisiológicas, necesidades de seguridad, sociales, de estatus o ego y finalmente de autorrealización.
Hertzberg	En factores higiénicos y agentes motivadores.  Los factores higiénicos (primarios) como condiciones de trabajo, salario, vida personal, calidad de las relaciones, seguridad y status.  Mientras que los factores motivaciones son los del trabajo en si  como la responsabilidad, auto realización, crecimiento profesional, reconocimientos.
D. Mc Clelland (1961),	La motivación tienen relación con su superación personal y para ello habla de tres tipos de necesidades: La necesidad del logro: necesidad de vencer obstáculos.  La necesidad de afiliación: necesidad de afecto  e interacción con los demás y la necesidad de poder: necesidad de controlar y ejercer influencia sobre otros.
Teoría de las expectativas  (VROOM,  Víctor  H.  1964.  Work and Motivation)	Las personas se esfuerzan porque esperan tener un mejor desempeño  y este se recompensara. Con dicha recompensa se van a satisfacer sus necesidades y se continúa con el mismo ciclo.
Teoría de fijación de metas (LOCKE, Edwin. 1969)	Los deseos de alcanzar una meta es la fuente básica de motivación. Las metas motivan y guían nuestros actos y nos  impulsan a dar el mejor rendimiento.
Teoría Z – Ouchi (OUCHI, William. 1981. Theory How American Business can meet the Japanese Challenge	El éxito de las Empresas Z se basa en: -   Confianza: no hace falta estar encima del empleado - Relaciones estrechas: buena relación social entre jefe-empleado -   Sutileza: adecuar el trato a cada empleado

Tabla No 1. Teorías de motivación

Para este proceso de desarrollar el equipo se hace uso de las habilidades gerenciales, técnicas de desarrollo de equipos, gestión sobre recompensas y reconocimientos, el producto de este proceso es la evaluación de desempeño del equipo.

Finalmente para el proceso de Dirigir el proyecto se tienen en cuenta el desempeño del equipo, los reportes de desempeño y mediante el uso de habilidades interpersonales, gestión de conflictos, evaluación de desempeño del proyecto y observación. La principal salida de este proceso puede generar cambios y actualización del plan de gestión del proyecto.

Los conflictos son algo inevitable para el proyecto y como tal se debe gestionar. Las principales fuentes de conflictos suelen ser la programación, prioridades del proyecto, recursos, opiniones técnicas, procedimientos administrativos, costos y la personalidad.

Las técnicas de resolución de conflictos suelen ser:

·         Confrontar (resolver problemas): Resolver el problema. Situación de ganar-ganar.

·         Comprometer: Buscar soluciones que satisfagan a ambas partes

·         Apartarse o Eludir: Retirarse o posponer una decisión de un problema

·         Forzar: Colocar un punto de vista a la expensas del otro

·         Suavizar o reconciliar: resaltar los puntos de acuerdo

·         Consentir (Concesión): cada parte debe ceder algo

·         Colaborar: buscar consenso y compromiso

Se recomienda los siguientes pasos para la resolución de conflictos: 

 1. Identificar la causa del problema.

 2. Analizar el problema.

 3. Identificar alternativas de solución.

 4. Implementar una decisión.

 5. Revisar si esa decisión resolvió el problema.

Los mapas conceptuales donde se plasma lo revisado de ambos libros se presenta en los gráficos .