ENSAYO: PRACTICAS EN GESTION DE PROYECTOS-AUTOEVALUACION

Debo iniciar indicando que este ejercicio lo había realizado mentalmente pero nunca me había sentado a escribir acerca del mismo.  Desde hace más de 10 años he tenido la gran oportunidad de trabajar de alguna manera en algún proyecto especifico ya fuera en un rol funcional como analista de procesos, un rol de usuario como analista de pruebas y funcionalidades, con un rol de equipo donde debía completar mi paquete de trabajo .

Mis primeros acercamientos a este tema de proyectos se dieron con un proyecto retador en mi empresa que era de Modernización tecnológica y Administrativa con la implementación del sistema core de negocio. Gracias a la empresa contratante ellos traían practicas muy interesantes que en su momento no le veía lógica y me parecía que debíamos documentar demasiadas cosas.  Hoy cuando reviso estos documentos que aún conservo los encuentro muy acertados. 

A partir de esa experiencia me encarrile en este apasionante tema migrando a roles más amplios como Coordinadora de equipos funcionales o  una especie de controladora del plan y de seguimiento, hasta ser la encargada de gerenciar proyectos específicos en el ultimo año.

Por esta experiencia adquirida en estos proyectos,  la empresa entiende la importancia de la gerencia de proyectos e iniciamos a definir una metodología “personalizada” tomando como base el PMBOK del año 2000  y más como un proceso de documentación de lo mínimo que debería tener un proyecto, de golpe dejando sueltos temas importantes de la gestión de proyectos, pero debo decir que sin una cultura de proyectos en la organización.

Es por esta razón que se inicia un proceso de capacitación a las personas de la organización en lo que yo llamo la  evangelización de estos temas de proyectos para que todos vean la importancia del mismo.  Iniciamos entonces como una especie de PMO cuya función era definir la metodología, asegurar y acompañar a los gerentes de proyecto para que la aplicaran con un rol de Coordinadores metodológicos de proyectos.  En esta medida y aprovechando que mi empresa esta certificada con ISO 9000 incluimos un proceso de gestión de proyectos dentro de la cadena de valor, e instauramos unos comités de seguimiento mensuales donde cada gerente de proyecto indicaba como estaba su proyecto (tiempo y costo), solicitaba cambios formales, entre otras cosas.

Finalmente como parte de un grupo empresarial aunamos esfuerzos con otros sectores de nuestro grupo y empezamos en un ejercicio de alineación de la metodología a nivel corporativo a finales del año 2009, buscando entre otros formalizar ciertos temas como manejo de costos, manejo de riesgos, planes de gestión del proyecto, entre otros. Es así como en nuestro grupo empresarial cada sector tiene unas personas encargadas de PMO sectorial que tiene como fin capacitar, orientar, y exigirle a los gerentes de proyectos el uso de las herramientas definidas y realiza seguimiento a los proyectos a través de informes de progreso.

Dado que como metodología ya existen unos lineamientos, estoy segura que para que estas prácticas de proyectos sean efectivas y utilizadas debemos insistir  constantemente en:

• Escogencia del gerente del proyecto el cual debe tener las habilidades para ello.

• Realizar un buen proceso de identificación y mapeo de los stakeholders.

• Diferenciar claramente el manejo del caso de negocio  con la implementación del proyecto, es decir un tema es realizar todos los procesos de análisis, diseño por ejemplo para la generación de un producto (incluyendo su estudio de factibilidad) y otra muy distinta es la de una vez el producto me de factible, inicie la implementación de procesos y adecuación de tecnología para operar con este producto.

• Hacer exigencia de uso  de la metodología  y que no son opcionales como (Acta de constitución de proyecto, aplicación del concepto de edt,  gestión de riesgos, manejo de costos no solo contables, etc.).

• Divulgar apropiadamente a todos los niveles la metodología.

• Formalizar el plan de gestión para cada proyecto.

• Capacitar constantemente en temas de gerencia de proyectos para que el pensamiento no sea solo un entregable de un cronograma.

• Incluir en los cronogramas actividades que consumían tiempo pero no estaban en el mismo.

• Tomar el tiempo necesario para la planeación del proyecto.

• Realizar una efectiva gestión de riesgos en el proyecto (identificación de riesgos, análisis cualitativo y cuantitativo, definición  de plan de respuesta  a riesgos y seguimiento a los mismos).

• Formalizar procesos de control de cambios

•  Construir la base de conocimiento con las lecciones aprendidas.

• Ajustar los procesos actuales de la organización para facilitar ciertos temas a la gerencia de proyectos como manejo de compras y manejo de costos.

Ahora bien  la metodología por sí sola no produce proyectos exitosos si esta no es aplicada o entendida debidamente por las personas que conforman la PMO sino también por los  sponsor, gerentes de proyecto y miembros del equipo. Adicionalmente se deben desarrollar habilidades en la comunicación, liderazgo, resolución de conflictos, manejo de cambio, toma de decisiones y manejo de riesgos.

Creo que lo principal es convencer desde la gerencia general hasta los miembros de cada equipo de proyecto no solo de la importancia de la gerencia de proyectos, sino  de la efectividad que los proyectos pueden tener cuando aplicamos las herramientas, técnicas y buenas prácticas en las distintas áreas de conocimientos y en los grupos de procesos.

Dado que nuestra organización no es proyectizada , es decir los gerentes de proyectos por lo regular son escogidos dentro de las áreas funcionales y ejercen este rol de gerentes de proyecto (adicional al de su área ), sería muy interesante realizar un proceso de optimización en la PMO para que incluso pueda apoyar a la empresa integralmente  prestando servicios  de gerentes de proyectos para la organización, como un tipo “pool de recursos” que permite concentrarse en  la generación de proyectos para que los actuales gerentes no se distraigan de las operaciones de día a día.